ОБОРОТная сторона ДОКУМЕНТА
"Вот, посмотрите: у меня на столе нет ни одной бумаги. И с 1 января 2010 года так будет во всей Администрации", - обрисовал картину начальник Главного управления информационных технологий и связи Смоленской области Пётр ЛОПАШИНОВ. Работа по автоматизации документооборота началась ещё в 1999 году. На первом этапе систему электронного документооборота использовали только секретари, те люди, кто постоянно сталкивается со множеством бумаг. Сегодня же этот процесс рассматривается намного шире – как инструмент для работы каждого госслужащего. До 14 декабря этого года Главное управление должно завершить проект полностью и автоматизировать последнее подразделение Аппарата Администрации области.Программу "ДелоPro", в которой, собственно, и автоматизирован документооборот, разрабатывал Смоленский областной медицинский информационно-аналитический центр (СОМИАЦ). А всю техническую поддержку и сопровождение оказывает другое областное государственное учреждение - Смоленский областной центр информационно-коммуникационных технологий.
Как это работает?
Для начала рабочее место сотрудника должно быть оборудовано компьютером. Далее покупается лицензия на программное обеспечение для этого места и приобретается электронный ключ. Электронный ключ – это электронно-цифровая подпись (ЭЦП), имеющая такую же юридическую силу, как и наша обычная. Теперь вы можете подписывать, отписывать, ставить резолюции, делать пометки в документе и многое другое исключительно в электронном виде, без бумаги. А электронная подпись будет абсолютно легитимна.
"Работу с документами нужно разделить на две большие составляющие: с внешними и внутренними", - продолжает П.М. Лопашинов. Если документ пришёл от какой-либо сторонней организации, он сканируется, к нему прикрепляется карточка, и он поступает исполнителю. Если же документ создан внутри Администрации, то теперь не нужно его распечатывать, отправлять на согласование, потом вносить исправления, снова распечатывать, снова согласовывать и так далее по кругу. Все эти манипуляции можно проделать в электронном виде, экономя государственные деньги.
С автоматизацией ни один документ не будет потерян. Хранятся все версии, включая корректировку и выходной вариант. Видно, у кого документ сейчас на исполнении. Можно проследить, кто кому отписывал по иерархии. Документы могут быть связаны, их можно отправлять на согласование простой рассылкой сразу нескольким визирующим. В общем, эффект выражается не только в рублёвом эквиваленте, но и в экономии времени и повышении контроля со стороны руководителя и исполнительности со стороны специалиста.
Проект движется…
Проект движется и в районы. А администрации городов Смоленска и Десногорска стремятся так же, как и областная власть, полностью перевести свой документооборот в электронный вид. Как считает начальник отдела информационных технологий Главного управления Татьяна Щербакова, только автоматизация всех рабочих мест служащих может дать эффект. Половинчатая, частичная автоматизация может только усложнить жизнь работникам, когда придётся вести документооборот и на бумаге, и на компьютере. Отторжения в областной Администрации проект ни у кого не вызвал. Сложности с освоением программы возникают только у тех, кто в целом неуверенно обращается с компьютером. Специалисты Главного управления информационных технологий и связи постоянно проводят с государственными и муниципальными служащими обучающие семинары.
Проект даст не только колоссальную экономию, но и повысит общий уровень дисциплины сотрудников и качество работы. Кроме того, это первый шаг к "электронному правительству" в регионе, когда граждане и организации также будут иметь возможность не тратить время на пребывание в очередях при оформлении различных документов, а получать государственные и муниципальные услуги через Интернет.
ЦИФРЫ
За третий квартал текущего года органами исполнительной власти подготовлено около 70 тысяч исходящих писем. В среднем каждый документ состоит из трёх листов. Это 210 тысяч листов бумаги. Треть документов рассылается либо органам исполнительной власти, либо в администрации муниципальных образований. Добавьте сюда картриджи, краски, обслуживание принтеров и т.д. Затраты на приобретение и установку системы окупаются за год. А в последующие годы пойдёт реальная экономия более 1 млн. рублей в год. Такая вот арифметика!
ЕСТЬ МНЕНИЕ
Андрей Кирпенко, директор ОГУЗ "СОМИАЦ":
- Основными задачами нашего центра являются формирование единой информационной системы здравоохранения Смоленской области, сбор медицинской статистики, создание и сопровождение автоматизированных информационных систем управления здравоохранением региона. И программу "ДелоPro" мы изначально создавали для корпоративного документооборота в здравоохранении. Работа началась ещё в 1995 году. В основе её лежит "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации". Все учреждения здравоохранения области мы охватили этой программой. Практически вся корреспонденция Департаментом Смоленской области по здравоохранению доводится до
подведомственных учреждений в электронном виде с использованием возможностей информационной системы "ДелоPro", что не только даёт материальную экономию, но и значительно снижает сроки доведения информации по сравнению с традиционной (бумажной) рассылкой.
Михаил Истомин, директор ОГУ "Смоленский областной центр информационно-коммуникационных технологий":
- Все потоки информации по новой технологии идут через нас, мы осуществляем техническую поддержку и сопровождение. Очень сложно работать с районами. Там не только проблема с кадрами, но и техника старая. Сейчас парк компьютерной техники обновлён. Также для 17 районов закуплены модемные пулы для организации документооборота внутри муниципальных образований. Вся работа в районах проводится за муниципальные средства.
Виктор Кожевников, начальник управления экономического анализа Департамента экономического развития и торговли, заместитель начальника департамента:
- Работа с внедрением электронного документооборота стала очень наглядной. Сейчас, конечно, проходит процесс отладки, но скоро программа заработает полностью. Мы и раньше старались делать электронные рассылки. Сейчас мы чаще передаём в бумажном виде только титульный лист, а весь документ – в электронном. Скоро будем это делать только в электронном виде.
Сергей Кухарчук, директор "1С:Франчайзи ООО "Точный учёт":
- Переход на электронный документооборот внутри областной Администрации вселяет надежду, что в недалёком будущем безбумажным станет и весь документооборот между коммерческими организациями и всеми органами государственной власти. Фирма "1С" и мы, как её партнёры в Смоленском регионе, уже много лет содействуем автоматизации документооборота коммерческих и бюджетных организаций области и в последние годы отмечаем рост потребности и интереса к этому вопросу.
